Cz. 2: Nagrywanie połączeń

W części pierwszej przedstawiliśmy jak działa i jakie korzyści zapewnia funkcja kolejkowania połączeń. W tej części zajmiemy się usługą nagrywania połączeń. Usługa ta, dostępna w ramach wirtualnej centrali telefonicznej, stosowana jest najczęściej w firmach, w których zawierane są umowy ustne oraz w placówkach, w których rejestruje się klientów lub pacjentów. Jak działa i jakie korzyści zapewnia nagrywanie połączeń? Zapraszamy do lektury tekstu.

VoIP dla biznesu a nagrywanie połączeń

Telefonia dla firm oferuje usługę nagrywania połączeń, w której korzysta coraz więcej klientów biznesowych. Dlaczego? Ponieważ zapewnia ona bezpieczeństwo zawartych transakcji i ustaleń. Usługa ta sprawdza się podczas ważnych ustaleń biznesowych, kiedy dochodzi do zawarcia umowy ustnej, w agencjach call center, a także w instytucjach, w których rejestruje się pacjentów lub zamawia usługi bądź towary. Nagrywana rozmowa przechowywana jest przez określony czas. W tym okresie można odsłuchać nagrana rozmowę, która może rozwiać wątpliwości strony wnoszącej zastrzeżenia. Rejestrator rozmów umożliwia nagrywanie rozmów z każdego konta telefonicznego w firmie. Usługę tę można w dowolnym momencie wyłączyć lub ją ponownie włączyć.

Korzyści wynikające z nagrywania połączeń

Ta jedna z najpopularniejszych usług VoIP dla biznesu. Zapewnia bezpieczeństwo zawieranych umów, gwarantuje jasność wszystkich telefonicznych ustaleń. Poniżej przedstawiamy trzy najważniejsze korzyści.

Po pierwsze, nagrywanie połączeń umożliwia zawieranie zgodnych z prawem umów. W Polsce od kilku już lat istnieje możliwość zawierania umów podczas rozmowy telefonicznej. Nagranie rozmowy jest dowodem na zawarcie umowy i chroni obydwie strony.

Po drugie, nagrywanie połączeń gwarantuje jasność sytuacji. Jeżeli podczas rozmowy telefonicznej, jedna ze stron się na coś zgodziła, a później twierdzi, że było inaczej, z łatwością można to zweryfikować.

Po trzecie, nagrywanie połączeń pozwala na weryfikację pracy. Firmy Call Center dbają o to, aby zatrudniać osoby z dużym doświadczeniem, które umiejętnie posługują się słowem. Zarówno w tej branży, jak i w innych, często nagrywa się rozmowy po to, aby wychwytywać niewłaściwe praktyki (a także te właściwe), a na ich przykładzie prowadzić szkolenia.

Nagrywanie rozmów w kontekście prawa

Wielu właścicieli firm zastanawia się, czy nagrywanie rozmów z klientami jest zgodne z prawem. Jest ono zgodne z prawem, co więcej, nie trzeba o tym klienta firmy informować. Jednakże, zazwyczaj klient słyszy w słuchawce informację, że rozmowa będzie nagrywana, a jeżeli nie udziela on na to zgody, powinien się rozłączyć. Jeżeli osoba dzwoniąca nie rezygnuje z połączenia, oznacza to, że zgadza się na nagrywanie. Jeżeli głos rozmówcy traktowany jest jako dana osobowa, wtedy zgoda jest wymagana.

Czy warto nagrywać rozmowy z klientami? Oczywiście! Nagrania zapewniają bezpieczeństwo interesów obydwu stron. Do rozmowy zawsze można powrócić, co zapewnia możliwość szybkiego rozstrzygnięcia sporu.

Firmy, którym zależy na rozwoju, starają się patrzeć w przyszłość perspektywicznie i korzystać z innowacyjnych rozwiązań, do których niewątpliwie należy VoIP dla firm. Często to właśnie one wpływają na skuteczne realizowanie założonych celów, obniżając koszty i zapewniają kontrolę nad wieloma firmowymi działaniami.